Just denna fråga är det många IT-chefer som frågar sig. Varför blir så pass många IT-projekt försenade?
I nio fall av tio är svaret på denna fråga helt enkelt att det inte finns några förutsättningar eller kanske bara små förutsättningar för att projektet ska lyckas.
Men innan vi går in mer på detta måste jag bara nämna att många organisationer är idag duktiga som mäter och jämför track record på projektleveranserna. D.v.s. vilka projekt har levererat enligt tid, budget och kvalitet. Problemet är att man kan mäta detta på tusen olika sätt. Så att jämföra mellan olika företag blir då ofta missvisande. T.ex. från när ska man egentligen mäta resultatet av slutdatumet? Från första uppskattade datum som projektet tog fram i analysfasen eller från senaste godkända slutdatum från styrgruppen? Skillnaden är nämligen ofta enorm. Med detta vill jag bara visa att förseningar även kan bero på hur man mäter själva förseningen.
Om vi nu antar att man skulle mäta alla projekt på exakt samma sätt så skulle man självklart hitta stora skillnader. Så vad beror dessa skillnader då på? Jag är övertygad om att denna skillnad i första hand beror på vilka förutsättningar de olika projekten haft.
Om alla enskilda projektaktiviteter blir klara i tid så kommer hela projektet bli klart i tid. Så enkelt är det faktiskt att lyckas med sitt projekt. Frågan är bara hur man kommer dit. Erfarna projektresurser som vet att de måste leverera sitt resultat i tid brukar oftast göra så. Vilket är en bra början. Men hur gör man då med nya resurser och leverantörer så att de förstår vikten av att leverera i tid?
Ett sätt som tyvärr är ovanligt är att införa en projektbonus. Vilket innebär att projektbudgeten avsätter ca 5% av ursprunglig budget till en bonus. Denna bonus ska användas som en morot för projektresurserna. Levererar de projektet enligt ursprungliga kalkyler så får de dela på bonusen. Om projektet blir försenat används då bonusen istället som en riskpremie. Mot leverantörer bör man istället använda sig av förseningsviten. Precis som de gör i byggbranschen.
En annan viktig förutsättning är prioriteringar och tid. Har verkligen projektresurser och leverantörer tiden som behövs för att leverera enligt önskad tidplan? Denna fråga bör alla projektledare säkerställa med kritiska ögon. Många av dagens förseningar beror nämligen ofta på tidsbrist hos resurser och leverantörer.
För dig som vill veta mer om smart projektledning och de förutsättningar som krävs kan även kika in på sidan projektledning.n.nu