När det handlar om upphandling av ITaaS (IT som Tjänst) kan oerfarna inköpare göra flera vanliga misstag som kan påverka både kostnadseffektiviteten och kvaliteten på den levererade outsourcing tjänsten. Här är några av de vanligaste misstagen och varför det är fördelaktigt att anlita en erfaren upphandlare:

Vanliga misstag av oerfarna inköpare:

  1. Bristande kravspecifikation: Otydliga eller ofullständiga kravspecifikationer kan leda till att leverantören inte förstår exakt vad som förväntas. Detta kan resultera i missförstånd, leverans av felaktiga tjänster eller behov av dyra ändringar senare.
  2. Underskattning av total ägandekostnad (TCO): Många fokuserar enbart på den initiala kostnaden och missar att ta hänsyn till de löpande kostnaderna som drift, underhåll, uppgraderingar och support.
  3. Brist på due diligence: Oerfarna inköpare kan missa att noggrant utvärdera leverantörens kapacitet, säkerhetsåtgärder, referenser och historik. Detta kan leda till att man väljer en leverantör som inte kan leverera på ett tillförlitligt sätt.
  4. Otillräckliga SLA (Service Level Agreements): Service Level Agreements är kritiska för att säkerställa att leverantören håller sig till de överenskomna servicenivåerna. Oerfarna inköpare kan missa att inkludera detaljerade och mätbara SLA, vilket gör det svårt att hålla leverantören ansvarig för eventuella brister.
  5. Ignorera skalbarhet och framtida behov: IT-behov kan förändras snabbt. Att inte ta hänsyn till skalbarhet och flexibilitet i avtalet kan leda till problem när verksamheten växer eller förändras.
  6. Brister i dataskydd och efterlevnad: Dataskydd och efterlevnad av lagar och regler (som GDPR) är avgörande. Oerfarna inköpare kan förbise dessa krav, vilket kan leda till juridiska problem och sanktioner.

Fördelar med att anlita en erfaren upphandlare:

  1. Djupgående förståelse för marknaden: En erfaren upphandlare har en omfattande förståelse för ITaaS-marknaden och kan hjälpa till att identifiera de bästa leverantörerna som uppfyller organisationens specifika behov.
  2. Förbättrade kravspecifikationer: Erfaren upphandlare kan hjälpa till att utveckla detaljerade och klara kravspecifikationer, vilket säkerställer att leverantören förstår och kan leverera de önskade tjänsterna.
  3. Bättre förhandlingsposition: Genom sin erfarenhet och kunskap kan en erfaren upphandlare förhandla fram bättre villkor, priser och SLA, vilket leder till mer fördelaktiga avtal.
  4. Riskhantering: Erfaren upphandlare har insikt i potentiella risker och kan implementera strategier för att minimera dessa, vilket inkluderar att säkerställa att dataskydd och efterlevnad tas i beaktande.
  5. Effektiv utvärdering av leverantörer: En erfaren outsourcing upphandlare kan genomföra en rigorös due diligence-process för att bedöma leverantörernas kapacitet, tillförlitlighet och tidigare prestationer, vilket minskar risken för att välja en olämplig leverantör.
  6. Framtidssäkring: Genom att ta hänsyn till framtida behov och skalbarhet kan en erfaren upphandlare säkerställa att avtalet är flexibelt och kan anpassas till förändrade affärsbehov.

Sammanfattning kring upphandlare av ITaaS-tjänster:

Sammanfattningsvis kan ett eventuellt missnöje med ITaaS-leverantörer ofta härledas till bristande kommunikation, felaktig förväntningshantering eller helt enkelt bristande beställarkompetens. Rätt kravställning och en noggrann och transparent hantering av verksamhetsbehoven är avgörande för att säkerställa att kunderna känner sig nöjda och att IT-tjänsterna lever upp till förväntningarna.

Att anlita en erfaren upphandlare av ITaaS-tjänster ger därför en betydande fördel genom att undvika vanliga fallgropar och säkerställa att alla kritiska aspekter beaktas noggrant. Genom att ha en specialist vid sin sida kan organisationer säkerställa att de får bästa möjliga tjänster till bästa möjliga pris. Den erfarna upphandlarens förmåga att förhandla fram optimala avtal och att hantera risker effektivt gör att företag kan fokusera på sina kärnverksamheter medan IT-leveransen fortsätter smidigt och effektivt.

Med hjälp av upphandlingskonsulter från exempelvis Zelago Consulting Group får kunderna ett avtal och en leverantör som matchar förväntningarna.