Smart digital styrning för SME-bolag

Skapa rätt digitala förutsättningar.

I ett modernt SME-bolag (Small and Medium-sized Enterprises) är digitalisering inte längre en isolerad IT-fråga utan en gemensam angelägenhet för hela organisationen. Utvecklingen går så snabbt att det inte är hållbart att enstaka personer eller avdelningar bär hela ansvaret. Alla medarbetare behöver bidra till att förstå, använda och utveckla digitala verktyg och processer för att företaget ska kunna förbli konkurrenskraftigt. Särskilt viktigt är det att ledningen inte bara ger sitt stöd utan också aktivt engagerar sig i digitaliseringsarbetet. Att hänvisa till okunskap håller inte längre. Idag finns tillgång till mängder av lättillgänglig kunskap och verktyg, vilket gör det möjligt för alla att ta ansvar och lära sig.

Innan ni satsar på AI eller automatisering måste grunden vara på plats. Utan kontroll på dokumenthantering, datakvalitet, systemansvar och säkerhet riskerar nya digitala verktyg att skapa kaos i stället för nytta. Det blir svårt att hitta rätt information, systemen pratar inte med varandra, och ni får fel beslutsunderlag eller säkerhetsluckor. Enkla men tydliga principer för ansvar, struktur och uppföljning gör att ni sedan kan digitalisera med bättre resultat.

Rätt digitala satsningar kan göra er mer konkurrenskraftiga genom att förbättra produktivitet, tjänsteutveckling och lönsamhet.

Här är sju områden ni behöver säkerställa innan ni påbörjar digitaliseringsresan:

1. Dokumenthantering

Bestäm var olika dokumenttyper ska sparas: OneDrive, Teams, SharePoint eller motsvarande.
Undvik stora mappstrukturer. Tagga dokument istället så att de blir lätta att söka och filtrera.
Skapa tydliga riktlinjer så att alla vet var de hittar och sparar rätt dokument.

2. Data & Information

Håll samma typ av data i ett och samma system. Koppla ihop system istället för dubbelarbete.
Prioritera datakvalitet. Utan bra data blir det ingen affärsnytta.
Utvärdera aktivt vilken ny typ av information ni skulle behöva.
Utse ansvariga för datakvalitet inom områden som kund, produkt och ekonomi.
Utforska AI-verktyg som ChatGPT och Copilot – de kan ge snabba, smarta lösningar när ni behöver det.

3. System & Arkitektur

Håll det enkelt! Minimera antalet system. Många system kan tyda på felaktiga val från början.
Undvik onödiga specialanpassningar. Anpassa arbetssättet till systemet där det går.
Utse en systemägare för varje viktigt system. Någon som säkerställer affärsvärdet. kvalitet och kontakten med leverantören.

4. Kommunikation

Utnyttja digitala och mobila verktyg för att förbättra intern kommunikation och samarbete.
Försök använda andra kanaler istället för mail.
Satsa på tydliga kommunikationskanaler som alla enkelt kan använda.

5. Leverantörsstyrning

Om ni inte har kompetensen internt kring hur ni förvaltar och beställer digitala lösningar så är det den kompetensen ni i första hand ska säkerställa. Ta in en erfarna rådgivare som kan stötta er i detta arbete.
Undvik långa avtal. Flexibilitet håller leverantörer motiverade.
Ställ krav på kvalitet och mervärde, inte bara funktioner och timmar.
Skapa incitament så att leverantörerna levererar maximalt mervärde och bästa möjliga resultat.

6. Strategi

Gör en enkel strategidokument (one-pager) som tydligt beskriver hur digitalisering ska hjälpa er att nå era affärsmål.
Identifiera och prioritera era tekniska behov och sammanställ resultatet i en övergripande Målarkitektur.
Börja i mindre skala med att mäta KPIer, för att kunna följa utvecklingen inom de områden ni satsar på.
Skapa struktur för regelefterlevnad och era compliance frågor.
Lägg sedan till en checklista som beskriver vad som måste göras för att kunna nå målarkitekturen i tid. (Uppdatera löpande.) Dessa dokument är nämligen extremt värdefulla för att rätt prioriteringar ska tas och att alla ska jobba mot samma mål.

7. Säkerhet

Aktivera Multi Faktor Autentisering (MFA) för alla användare. Det är det enskilt viktigaste steget för ökad säkerhet.
Se till att all viktig data har backup.
Ta fram en IT-säkerhetspolicy för onboardingprocessen.
Skydda e-post och domännamn med inställningar som DKIM och DMARC.
Ta bort åtkomst för personal som slutar.
Minimera antalet administratörskonton eftersom dessa utgör den största risken vid intrång.

Automatisering

När dessa grundläggande delar är på plats är det sedan dags att börja identifiera återkommande och tidskrävande arbetsuppgifter som kan automatiseras. Automatisering ska inte vara första steget på er digitala utveckling, utan ett nästa steg när grundläggande förutsättningar finns på plats. Genom att använda enkla automatiseringsverktyg eller AI-lösningar kan ni sedan frigöra tid, minska fel och fokusera på det som verkligen skapar värde för er kärnverksamhet.